Een webinar organiseren met HubSpot?

Nu steeds meer bedrijven marketing en verkoop online doen, biedt het ontwikkelen van webinar-strategieën veel mogelijkheden voor jouw bedrijf. Webinar HubSpot is een krachtig marketinginstrument voor het creëren van interactie met jouw gewenste doelgroep. Het biedt een forum voor thought leadership en brengt honderden potentiële klanten samen op één digitale locatie, met jou erbij. Leer in dit blog hoe je aan de hand van 9 quick steps een webinar opzet in HubSpot.

Wat kan de Webinar module van HubSpot?

HubSpot heeft een geïntegreerde webinar module. Hierin zijn de webinar registratie, kijktijd, antwoorden op polls, evaluatieformulieren en andere activiteiten van de bezoekers direct te vinden op één plek. De Webinar HubSpot integratie beschikt ook over tools, automatisering en plug-ins om jou te helpen met het organiseren van een webinar.

Hoe organiseer je een webinar met HubSpot?  

Een webinar organiseren brengt veel taken met zich mee. Deze wil je het liefst op één plek aanmaken, bewaren en volgen. Dat kan met de Webinar module van HubSpot. Aan de hand van de volgende 9 stappen kun je eenvoudig de gehele planning rond een webinar organiseren in HubSpot.  

1. Selecteer een doel en het type webinar 
2. Selecteer een hosting software 
3. Vind de geschikte vertegenwoordiger en deelnemers  
4. Structureer je webinar 
5. Creëer jouw pre-en post-webinar ervaring 
6. Promoot jouw webinar 
7. Organiseer een generale repetitie 
8. Uitvoeren van de webinar  
9. Follow-up met geautomatiseerde nurturing 

1. Selecteer een doel en het type webinar

Neem de tijd en denk na over wat je wilt bereiken met je webinar. Is dit voor een lead-generatie oefening, een kans om jouw bedrijf te promoten als leider van een opkomende branche of informatieve uiting die de manager heeft bedacht omdat hij een leuk webinar heeft bijgewoond? 

Wat het antwoord ook is, het is belangrijk om na te denken over het doel van jouw webinar om het succesvol te maken. Wat spreekt jouw doelgroep aan? Webinar deelnemers zijn op zoek naar nuttige, waardevolle informatie over een onderwerp waar ze meer over willen leren. Dus kan jouw webinar niet alleen bestaan uit een verkooppraatje. 

Een webinar kan vele vormen aannemen, van een paneldiscussie tot een face-to-face interview, of zelfs een eenpersoons tutorial. Elk van deze vormen heeft zijn voordelen, dus denk na over wat je jouw publiek wilt aanbieden. 

2. Selecteer een streaming platform

Voor het uitvoeren van een webinar heb je software nodig, waarmee je de webinar host en promoot via marketingkanalen. De HubSpot App Marketplace bevat een breed aanbod met integraties om jouw marketing missies te vereenvoudigen. HubSpot beschikt over 5 native software integraties: 

• Zoom integratie
• GoToWebinar
• ClickMeeting
• WebinarGeek
• WorkCast

3. Vind de geschikte presentator en deelnemers

Het juiste evenwicht vinden is essentieel, vooral als je een webinar met een panel of een één-op-één interview organiseert. Voor elk van deze opties heb je een presentator nodig. Dit moet iemand zijn die zich op zijn gemak voelt voor de camera en in staat is een vergadering te leiden zonder de show te domineren. 

Heb je paneleden? Vind dan een evenwicht tussen interne en externe expertise. Uiteraard wil je via een vertegenwoordiger van jouw bedrijf het standpunt en de USP’s van jouw bedrijf naar voren brengen, maar als je alleen interne expertise hebt, kan het geheel een eiland achtig gevoel geven. 

Jouw prioriteit moet zijn om een sterke externe expert te identificeren en te ‘vangen’. Potentiële webinar deelnemers zullen natuurlijk moe worden van deskundigen die alleen lyrisch zijn over jouw bedrijf. Externe experts (inclusief klanten) voegen een niveau van geloofwaardigheid toe. Dit geldt vooral als je specifiek op bepaalde sectoren wilt richten. 

4. Structureer je Webinar via HubSpot 

Je hebt misschien op basis van de door jou gestelde persona’s en doelen al een idee over wat je gaat behandelen in de webinar. Dan is het nu tijd om te schetsen hoe jij jouw webinar gaat uitvoeren. Denk na over het maken van een agenda voor het evenement en het bouwen van landingspagina’sHubSpot. Deze kun je al binnen een paar minuten maken door de templates van HubSpot te gebruiken! Hier komen geïnteresseerden terecht die zich voor jouw webinar willen inschrijven. 

5. Creëer jouw pre- en post-webinar ervaring

Een webinar gaat niet alleen over het houden van een live videopresentatie. Er is ook veel om over na te denken voor en na het evenement. Zodra je jouw agenda en landingspagina hebt gemaakt, is het volgende waar je aan moet denken het traject voor de gebruiker. Dit traject gaat van aanmelding tot klant worden. Hier zijn de stappen om over na te denken:  

• Inschrijven: Wat gebeurt er als iemand de contactgegevens invult op de registratiepagina?

Als je een Webinar HubSpot hostingplatform zoals Zoom of WorkCast gebruikt, worden de follow-up e-mails automatisch gegenereerd. Zo niet, dan heb je een registratie e-mail en herinnerings e-mails nodig. Deze maak je aan via HubSpot workflows.  

• Landingspagina’s: Wat doe je met de registratiepagina zodra het evenement live is? 

Als je een countdown timer hebt, overweeg dan om de pagina te veranderen en iets te zeggen als ‘Sorry dat je de webinar hebt gemist, maar vul het formulier in om een on-demand versie direct in je inbox te krijgen’. Op deze manier kan je na afloop van het evenement alsnog gegevens verzamelen.  

• Post-webinar nurturing: Deze fase is het perfecte moment om na te denken over wat er gebeurt met alle leads, nadat deelnemers de webinar hebben bekeken.

Bedenk content en aanbiedingen en creëer deze met behulp van HubSpot workflows.  

 6. Promoot jouw webinar

Er zijn veel dingen die je kunt doen in de HubSpot Webinar functie om je aankomende evenement te promoten. Gebruik voor belangrijke websitepagina’s de pop-ups of de exit intent pop-ups voor de onderkant van jouw website. Als een prospect overweegt om contact met je op te nemen, maar er nog niet zo zeker van is, kan deze bijvoorbeeld eerst overwegen om een webinar bij te wonen. 

7. Organiseer een generale repetitie 

Welke webinar stijl je ook hanteert, het is absoluut noodzakelijk om eerst minstens één keer te oefenen. Naast de gastheer en panelleden, heb je ook een productieteam nodig om het evenement achter de schermen te runnen. Een oefenronde zal je helpen met het perfectioneren voor het daadwerkelijke evenement. 

8. Uitvoeren van de webinar 

Zoals vermeld in het vorige punt, naast de hosts en deelnemers, heb je op de dag zelf een productieteam nodig, afhankelijk van de grootte van het webinar. Als je meer dan 50 deelnemers verwacht, zal er veel werk te doen zijn. Het is daarom een goed idee om een team te hebben die de tijd en live chat van het evenement beheert.

9. Follow-up met geautomatiseerde nurturing 

De follow-up na een webinar is het belangrijkste deel van het evenement. Na het verzamelen en opwarmen van een aantal potentiële leads, is het tijd om jouw geautomatiseerde nurturing workflows in te voeren. Deze marketing automation zet is ook beschikbaar in het webinar gedeelte van HubSpot. 

De HubSpot Webinar plug-ins informeren jou of de ingeschreven deelnemers die aanwezig waren tijdens de webinar. Als ze aanwezig waren, dan is het een goed idee om te beginnen met het creëren van een blog met Q&A van de webinar. Degenen die niet aanwezig waren, benader je met het promoten van een on-demand versie. 

Conclusie

Zoals je net hebt gelezen kost het opzetten van een webinar veel tijd. Als je HubSpot’s webinartool inzet helpt het je met automatisering en plug-ins om het organiseren van jouw webinar te vergemakkelijken. Zo heb je meer tijd voor de inhoud en een geslaagde presentatie!

Ben jij geïnteresseerd om een webinar te organiseren met de HubSpot Webinar module? Bekijk hoe we jou kunnen helpen om het perfecte evenement te creëren, van aanmelden tot het genereren van klanten.